¿Porque debes recabar documentación al empleado como si te prepararas para un juicio laboral?

La respuesta es muy sencilla: no se sabe a quien se va a permitir la entrada a la empresa y no se sabe si en un futuro va a generar un problema. No todas las empresas tienen un headhunter o un departamento de recursos humanos especializado en analizar el perfil de la gente que llega pidiendo empleo, y aunque la mayoría de la gente va con la intención de trabajar de manera honesta, desgraciadamente no todos los empleados son buenos, tambien existen personas que se aprovechan del sistema pretendiendo negociar una liquidación que no les corresponde, alegando un despido injustificado que jamás ocurrió.

Muchos empleadores llegan con sus abogados cuando descubren un problema laboral latente con alguno de sus ex-trabajadores. Algunas veces esos problemas son detectados años después porque la autoridad laboral se tardó en darle trámite a la demanda o bien, el abogado del trabajador se tardó en darle "el impulso" correspondiente. De una u otra forma, el problema existe y debe ser afrontado por el demandado, pues de lo contrario, corre el riesgo de una condena fuera de la realidad.

La Ley Federal del Trabajo al ser 100% proteccionista de la parte trabajadora, fuerza a que el patrón compruebe las condiciones de trabajo. Esto significa a manera de ejemplo, que si el abogado del ex-trabajador se le ocurrió aumentar el salario y decir en la demanda que ganaba $400 diarios en lugar de los $200 diarios que realmente ganaba (situación que es muy común en las demandas laborales), el patrón deberá mostrar a la autoridad los recibos de pago debidamente firmados o requisitados, pues de lo contrario las prestaciones reclamadas se cuantificarán con los $400 diarios que dijo ganar.

Para poder afrontar el problema, el patrón deberá de exhibir en juicio los documentos que por obligación debe tener dentro de sus archivos para probar su dicho, pero ¿que pasa si no los tiene? En un panorama totalmente fatalista, deberá prepararse al final del juicio a pagar una cantidad de dinero elevada ya que es muy probable que no pueda demostrar cómo eran realmente las condiciones de trabajo bajo las cuales el ex-empleado prestaba sus servicios.

La Ley Federal del Trabajo señala en su artículo 804 lo siguiente:

"Artículo 804.- El patrón tiene obligación de conservar y exhibir en juicio los documentos que a continuación se precisan:

I. Contratos individuales de trabajo que se celebren, cuando no exista contrato colectivo o contrato Ley aplicable;

II. Listas de raya o nómina de personal, cuando se lleven en el centro de trabajo; o recibos de pagos de salarios;

III. Controles de asistencia, cuando se lleven en el centro de trabajo;

IV. Comprobantes de pago de participación de utilidades, de vacaciones y de aguinaldos, así como las primas a que se refiere esta Ley, y pagos, aportaciones y cuotas de seguridad social; y

Fracción reformada DOF 30-11-2012

V. Los demás que señalen las leyes.

Los documentos señalados en la fracción I deberán conservarse mientras dure la relación laboral y hasta un año después; los señalados en las fracciones II, III y IV, durante el último año y un año después de que se extinga la relación laboral; y los mencionados en la fracción V, conforme lo señalen las Leyes que los rijan.

Párrafo reformado DOF 30-11-2012

Artículo reformado DOF 04-01-1980"

Además de lo anterior, debe de tener renuncias, finiquitos, altas y bajas ante el IMSS, modificaciones de salario si es que las hubo, incapacidades, comprobantes de transferencias electrónicas del pago de salario y prestaciones, actas administrativas y aunado los comprobantes de pago de aportaciones de seguridad social que señala la fracción IV del artículo citado, deben tener las listas del SUA, entre otras dependiendo el caso. Esta documentación debe cumplir todos los requisitos que marca la Ley para que tenga validez, pues de lo contrario, no tendría caso exhibirla ante la autoridad.

La falta de documentación no los va a dejar indefensos en un juicio laboral, dependerá del expertise del abogado proteger sus intereses con los otros medios que se permiten, pero tenerla ayudará de gran manera a plantear una mejor estrategia de defensa, auxilia al abogado para que se pueda combatir mejor la demanda y dará mayor claridad de análisis a la persona que resuelva el conflicto.